Digitalisation des RH : quelles sont les bonnes pratiques…

    @Thierry : un article qui change un peu des pures fonctionnalités de D365HR, mais qui reflète les demandes que me font certains clients ou prospects dans ce métier des SIRH. J’ai concaténer un certains nombres d’articles sur ce sujet que vous pouvez retrouver sur la toile, ainsi que mis à profit mon expérience perso…

    La digitalisation des Ressources Humaines

    Jusqu’à présent on pensait que « digitaliser » une solution métier était réservé aux grandes entreprises. Aujourd’hui ce n’est plus le cas. On retrouve sur le marché de nombreuses solution « tout-en-un » et avec des tarifications modulaires et adaptées (voir en exemple).

    Jusqu’à présent on pensait aussi que « digitaliser » ses processus et services RH était trop complexe, trop « humain ». Aujourd’hui ce n’est plus le cas. Une transformation digitale se prépare, s’anticipe en interne et en externe comme tout projet. On parle aujourd’hui d’EBC (Enterprise Business Capabilities) « ou comment étendre les capacités de vos solutions (SIRH & ERP postmoderne) dans un nouveau format plus efficace et qui répond aux besoins des entreprises modernes, de leurs clients et fournisseurs et bien sûr de LEURS employés « .


    Utilité VS Opportunité ?? Se poser les bonnes questions !!

    Ce n’est pas propre à un service RH, mais c’est un sujet qui revient souvent dans les réunions IT ou de services et budget. Quelle est l’utilité et/ou l’opportunité de digitaliser une fonction, un métier ??

    • Quels sont les risques si je continue sans rien changer
    • Quels sont les bénéfices à court terme et moyen terme
    • Sur quoi vais-je baser mon ROI et comment le mesurer
    • Quelle sera ou devrait-être mon organisation dans 3, 6, 9 mois, voire 1 ou 2 ans..

    La loi change et votre logiciel actuel ne correspond plus, vous quittez votre expert comptable pour traiter la GRH en interne, vous racheter une autre société… Il est évident que toutes ces réflexions auront une incidence sur la gestion des RH, et vous devez prendre en considérations tous ces facteurs.

    Analyser, lister, prioriser tous les bénéfices que vous attendez de la digitalisation de vos process RH.


    « LE » PROJET

    Comme tout projet, il faut un pilote, voire un sponsor. Il est souvent initiateur du projet, mais pas forcément issu du service RH. Un projet, c’est un chantier en perspective et tel quel notre pilote en sera le maître d’oeuvre, l’architecte : il mènera de bout en bout celui-ci, prendra et actera des décisions lors de comités, et garantira non seulement le bon déroulement, la construction de votre projet, et ce jusqu’à la remise des clés.

    Un responsable de projet, un directeur de projet, comme tout architecte s’entourera d’une équipe de spécialistes et ensembles définiront le périmètre du projet, appelé usuellement « périmètre fonctionnel » ou comment transformer des besoins métiers en fonctionnalités opérationnelles.

    Avec votre architecte, votre DP (Directeur Projet/PMO), vous allez définir vos besoins, vos attentes, les spécifications et/ou exigences de votre service RH : le donneur d’ordre. Comme pour tout chantier, vous ne partez pas à l’aveuglette, vos dessinez des plans, donnez les caractéristiques souhaitées, le budget, le but, des délais… bref tous les éléments nécessaires à la construction de celui-ci. Vous établissez, vous rédigez un « cahier des charges », le document de base qui vous permettra d’avancer dans votre projet. Cela sera votre premier outil de pilotage, votre outil de référence …


    Obligations et contraintes

    On a parlé précédemment des bénéfices que pourraient vous apporter la digitalisation de votre service RH, mais il est sûr que vous allez rencontré et avoir des contraintes, et qu’il est préférable de les connaitre avant.

    • Légales : La France n’a pas la réputation d’avoir une gestion de la Paie et des RH « simple », mais nous ne somme pas les seuls…. prendre en compte les différentes typologies de convention collective, d’accords cadres et autres, et cela pour plusieurs Sociétés voire Pays….. Tout cela doit figurer dans votre cahier des Charges. N’hésitez pas à vous rapprocher des spécialistes pour vérifier que vous avez bien listés ces obligations et que vous êtes au fait de celles-ci…
    • Informatiques : Sujet cornélien par définition. L’IT existant doit-il conditionner la future solution ou inversement…. ?? C’est souvent un élément important dans votre projet et un état des lieux est obligatoire ainsi qu’une réflexion sur la stratégie (On Premise VS on Cloud). N’hésitez pas à faire appel à votre partenaire IT, votre DSI pour gérer cette partie là. Utiliser les ressources internes et externes pour analyser les contraintes IT.
    • Financière : là ou le bât blesse…. Penser à définir une « enveloppe ». Prenez en comptes ce que votre système actuel vous coûte, la sous traitance, le temps passé,… tous les éléments « bénéfices et dépenses » doivent être listés afin que vous n’ayez pas de surprises avec vos maîtres d’oeuvre et d’ouvrage.
    • Organisationnelle : c’est souvent sur ce point que l’on passe le plus de temps. Comment êtes-vous organisés : hiérarchiquement, juridiquement, par métier et services,… Avez-vous des organigrammes au regard de cette organisation. Avez-vous des processus de workflow, de supervision, de validation, autres,…. N’hésitez pas à poser des questions, à interroger vos managers, à imaginer et envisager le futur, les règles à mettre en place…

    Avec quel partenaire vais-je me marier… ?

    Ca y est, le cahier des charges, ma liste de mariage est prête, les vœux sont écrits…. reste à prononcer le mariage. Mais avec qui ? quand ? comment ? Ai-je poser toutes les bonnes questions, ses références sont-elles bonnes?…

    S’engager auprès d’un partenaire c’est envisager une relation sur la durée, la fiabilité, et bien d’autres termes et qualités que vous connaissez :

    • Partie technico-fonctionnelle : le produit, la solution répond-elle à 100% à votre cahier des charges, à vos attentes ? et cela aussi bien sur la partie technique que sur la partie fonctionnelle. Soyez vigilants! N’hésitez pas à demander un POC (proof of concept), une démonstration de faisabilité.
    • Sécurité et fiabilité : Vous sentez-vous rassurés ? ce projet est-il engageant sur la durée ? Le support, la structure, vous semblent-ils efficients et de qualité ?
    • Note d’évaluation : s’assurer que votre prestataire, votre partenaire pour le meilleur, à la capacité, les ressources, les moyens de vous accompagner à tous les niveaux sur votre projet. N’hésitez pas à prendre des références, à visiter des clients, à vous entourer de spécialistes (DP SIRH indépendants), ou vous faire aider par des Sociétés de services (comme KPMG, DELOITTE, et autres experts RH EURECIA et autres, ,… (nb je ne suis pas financer par ces organismes, c’est juste pour indication))

    Célibataire puis Marié !! le changement

    Une petite note d’humour. On en parle toujours, mais pour certains collaborateurs de l’entreprise, le changement est parfois un drame, et parfois un réel plaisir. Il faut accompagner les utilisateurs dans ce changement afin que cela soit efficient et plaisant pour tous.

    • Informer et former : il n’y a rien de pire que les « on dit » ou les interrogations. Faites connaître dès le départ les enjeux du projet. Officialiser le changement, utiliser les sponsors du Projet.
    • Ecouter et actualiser : Dialoguer avec les utilisateurs, faites en des acteurs du changement, pas de simples spectateurs.
    • Anticiper, anticiper,… : N’attendez pas que l’on vous signale des besoins, ou de découvrir des manquants. Prenez en compte les requis et besoins tant des utilisateurs que de leurs managers ou des sponsors, et cela le plus vite possible, au plus tôt, dès l’avant projet.
    • Outillez-vous : Soyez moderne. Dans un projet de digitalisation d’un métier, il a beaucoup d’informations à échanger, à maintenir, à protéger. Les réunions sur le terrain ou à distance, les documents à valider,…. Mettez en place et/ou prenez dès le départ les bons outils pour communiquer et gérer votre projet….

    La conclusion, le bilan

    Ca y est :-). Vous avez reçu les clefs et vous avez emménagés. Toutes les étapes de la construction de votre projet ont été validées, votre nouvelle solution RH est en service et vos employés sont utilisateurs et acteurs de celle-ci.

    Outre le bilan financier, humain (accompagnement), professionnel (métier RH, un projet vit et évolue en permanence. Faites un état des lieux 3 à 6 mois après le démarrage (GoLive). Prenez en compte les réussites et les points à améliorer, aussi bien avec votre équipe projets, les utilisateurs clés RH et les managers, qu’un panel d’utilisateurs autres. Soyez à l’écoute, on ne le dira pas souvent assez, mettez en place de nouvelles règles, ou assouplissez-les durant un temps, et/ou établissez un nouveau projet d’améliorations…. Bref faites VIVRE votre projet


    @Thierry : « Merci à Marion Moreau d’Eurécia pour l’inspiration« 

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