Task Management in Dynamics 365 Human Resources by Nour Othman

@Thierry : Nour est une super consultante qui s’est lancée à fond et avec succès en 2023 sur la solution SIRH de Microsoft. La gestion des tâches dans le métier RH est très importante et a déjà fait l’objet de nombreux articles sur D365HR. Nour nous apporte un regard neuf sur le sujet que je vous partage ci-après :

Gestion des tâches dans Dynamics 365 Ressources Humaines

Qu’est-ce que la gestion des tâches ?

La gestion des tâches consiste à créer des tâches qui doivent être accomplies pour l’embauche (intégration), la résiliation (départ) et le transfert (transition) des employés. Il utilise le concept de listes de contrôle, qui sont des listes de tâches liées à l’intégration, au départ ou à la transition. La gestion des tâches utilise ces listes de contrôle pour regrouper les tâches et les attribuer à des individus ou à des groupes. La fonctionnalité de la liste de contrôle pour l’intégration, le départ et les transitions est similaire.

Exemple : quand un nouvel employé arrive, je dois informer le service informatique de l’intégrer dans les comptes utilisateurs, leur dire de préparer un PC,… je dois informer son futur manager de sa date d’arrivée, préparer la visite de la société, l’informer des règles de sécurité, juridiques et autres, lui faire son badge, l’inscrire à la mutuelle santé,…. et même choses s’il change de fonction dans l’entreprise ou s’il quitte celle-ci… Tout cela fait partie de liste d’actions, de tâches à effectuer dans un ordre ou des délais, et des contrôles d’exécutions de celles-ci.

Configuration de la gestion des tâches :

Pour commencer à travailler sur la gestion des tâches, certaines configurations doivent être mises en place, dont certaines sont obligatoires tandis que d’autres sont facultatives.

1. Configuration du calendrier : Le calendrier spécifié pour une liste de contrôle est utilisé pour calculer les dates d’échéance des tâches de cette liste de contrôle. Les jours ouvrables et non ouvrables sont définis lors de la configuration du calendrier. Les jours ouvrables sont pris en compte dans le calcul des dates d’échéance des tâches, tandis que les jours non ouvrables sont pris en compte.

Une fois qu’un calendrier est configuré, il est lié à un modèle de liste de contrôle. Cela permet de s’assurer que les dates d’échéance de toutes les tâches de la liste de contrôle sont calculées de manière cohérente. Plusieurs calendriers peuvent être configurés, mais chaque liste de contrôle ne peut être associée qu’à un seul calendrier.

2. Mise en place de groupes d’affectation (facultatif) : Parfois, une tâche est gérée par un groupe d’individus. Par exemple, une équipe d’informaticiens peut être chargée de préparer les ordinateurs portables pour les nouvelles recrues.

Une fois qu’un groupe d’affectation est établi, il devient une option de sélection lors de la création d’une tâche. Pour affecter une tâche à un groupe spécifique, vous devez choisir « Groupe » dans le type d’affectation. Le groupe créé sera alors accessible pour la sélection dans le champ « Attribué à ».

3. Mise en place de groupes de tâches (facultatif) : Un processus d’intégration, de départ ou de transition implique souvent de nombreuses tâches. Pour rationaliser l’affectation de toutes les tâches nécessaires à une liste de contrôle, vous avez la possibilité de créer des groupes de tâches pour organiser les tâches associées. Par exemple, les services des ressources humaines, de l’informatique et de la paie peuvent chacun avoir des tâches spécifiques pour l’embauche d’un nouvel employé. Par conséquent, vous pouvez créer des groupes de tâches tels que les RH, l’informatique et la paie. Ensuite, lors de la création d’une tâche, vous pouvez l’associer à l’un de ces groupes de tâches.

Lors de l’ajout d’une tâche à une liste de contrôle, vous pouvez filtrer la liste des tâches en fonction du groupe de tâches affecté. Par exemple, lors de la création d’un modèle de liste de contrôle, vous pouvez filtrer la liste pour n’afficher que les tâches informatiques affectées au groupe de tâches informatique. Cela permet de s’assurer que seules les tâches informatiques pertinentes sont sélectionnées.

Bibliothèque de tâches : une tâche définit un travail ou une action spécifique qu’une personne doit accomplir. Les tâches peuvent être réutilisées et ajoutées à une ou plusieurs listes de contrôle

Listes de contrôle : Une liste de contrôle est un ensemble de tâches qui doivent être effectuées dans le cadre d’un processus métier. Par exemple, il peut y avoir une liste de contrôle que tous les nouveaux employés doivent remplir, ainsi qu’une ou plusieurs autres listes de contrôle spécifiques aux travailleurs occupant des rôles particuliers.

Création d’une nouvelle tâche de liste de contrôle : Ici, nous commençons par ajouter des tâches. Assurez-vous que les tâches sont attribuées au poste approprié plutôt qu’à des personnes spécifiques afin d’éviter les problèmes si un travailleur désigné démissionne. Les tâches peuvent également être attribuées à un groupe de personnes ou au libre-service de l’employé pour les employés actuels, licenciés ou transférés. De plus, des tâches peuvent être attribuées au gestionnaire, mais il est essentiel de s’assurer que l’employé est affecté à un poste pour que le gestionnaire soit identifié.

Décalage de la date d’échéance : Déterminez quand les tâches doivent être terminées, avant ou après un certain nombre de jours à compter de la date d’embauche, de licenciement ou de transition. Cela permet de s’assurer que la personne responsable de la tâche est au courant de la date limite.

Comment fonctionne la gestion des tâches ? Il fonctionne en attribuant automatiquement les tâches qui ont été mises en place lorsque nous sélectionnons la liste de contrôle lors des processus d’embauche, de licenciement ou même de transition.

Avez-vous oublié d’assigner une liste de contrôle ? Ne vous inquiétez pas, l’écran ci-dessous vous montre comment attribuer une liste de contrôle par employé. Vous pouvez sélectionner le type et la date.

Comment ça marche ?

Dans l’espace de travail de gestion des tâches, les utilisateurs peuvent afficher toutes les tâches, gérer les tâches affectées, mettre à jour les statuts des tâches, réaffecter des tâches à d’autres employés et vérifier les dates d’échéance. De plus, les utilisateurs peuvent identifier les tâches en retard et afficher les embauches récentes pour les processus d’intégration. Nous pouvons facilement passer d’un onglet à l’autre : intégration, départ et transition, afin de rationaliser la gestion des tâches à différentes étapes du cycle de vie des employés.

@Thierry : Super cet article. C’est toujours un peu difficile d’expliquer et configurer les actions à faire. Nour nous a concocté un superbe document avec de nombreuses vues pour arriver à nos fins.

Merci Nour pour ce travail et la mise à disposition de cet article. Je vous invite aussi à découvrir ces autres articles sur son blog.