TGR – D365HR/FO : Évaluation des performances des employés – 1 / Paramétrages

    @Thierry : c’est la fin de l’année et dans de nombreuses sociétés c’est aussi la série des entretiens traditionnels sur les performances et le suivi des objectifs personnels et sociétés.

    Ne redoutez pas cette période d’examen des performances. Utilisez Microsoft Dynamics 365 HR/FO pour le suivi des performances et pour rendre cette tâche annuelle simple et agréable.
    Dans Dynamics 365, en créant des objectifs, des entretiens et des modèles d’évaluation, le suivi des performances des employés n’est plus une tâche pénible ou complexe, bien au contraire. Les améliorations apportées à la solution SIRH de Microsoft ont porté le suivi des performances à un niveau encore plus élevé, en rendant disponibles les journaux, les révisions et validations et les rapports de performances. Voyons cela :


    Évaluation des performances des employés

    Nous sommes en pleine transition (et pas que économique ou écologique) entre D365HR et D365FO et dans la mesure du possible je vous affiche les copies d’écrans dans les 2 solutions avec D365HR en Anglais et D365FO en Français :

    Configuration des informations sur la performance

    Cliquer sur l’icone correspondant ou aller sur le menu « correspondant « hamburger » Ressources Humaines

    Pour rappel nous sommes dans le monde Microsoft Dynamics et vos menus et écrans sont entièrement paramétrables donc vous pouvez avoir quelques petites différences ergonomiques sur vos solutions.

    Accédez au menu Setup ou Paramétrage de la performance

    Vous pouvez retrouver un condensé sur le site https://learn.microsoft.com/fr-fr/dynamics365/human-resources/hr-develop-create-performance-review et https://learn.microsoft.com/fr-fr/dynamics365/human-resources/hr-develop-performance-management-overview?source=recommendations

    Vous devez paramétrer tous les éléments du Suivi de Performance. Une fois la configuration terminée, les employés et les responsables peuvent utiliser le journal des performances pour suivre les performances au cours de l’année, définir des objectifs individuels et documenter le processus d’examen trouvé en accédant à ce module et éléments :

    • Catégorie d’objectifs
    • Mesures
    • Modèles d’objectifs
    • Groupes d’objectifs
    • Types de révision
    • Période de performance
    • Types de sources du Journal des performances
    • Modèles d’examen, de révision

    Catégorie d’objectifs

    Cliquez sur Nouveau .

    Entrez une catégorie, suivie d’une description de la catégorie, et cochez la case Actif :

    Mesures

    Effectivement un objectif doit se mesurer, et suivant votre besoin il faudra aussi mettre des éléments de types de mesure :

    Cliquez sur Nouveau .

    Entrez une mesure, suivie d’un type de mesure, et le détail du type :

    plusieurs types sont accessibles :

    Et si vous choisissez le type « modèle de classement » (rating model), vous devez informer du modèle choisi :

    Bien entendu il vous est possible de paramétrer le modèle de classement en fonction de vos besoins :

    Modèles d’Objectifs

    Les modèles d’objectif contiennent bien sûr des informations sur l’objectif, notamment une vue d’ensemble, un niveau (Personnel, Stratégique compagnie, Equipe BU), une Catégorie d’objectif (Compagnie, Personnel, Projet, Ventes, Stratégie,…), un Statut (Non commencé, Suivi, A améliorer, Terminé, Annulé) mais aussi des mesures, des activités et des pièces jointes.

    Vous pouvez créer des objectifs, ajouter des activités aux objectifs, suivre les mesures et lier les objectifs à une révision : https://learn.microsoft.com/fr-fr/dynamics365/human-resources/hr-develop-create-goal

    Cliquez sur Nouveau .

    Entrez un Nom de modèle, puis compléter les onglets Général, et Mesures et Activités si besoin :

    Les mesures peuvent être indiquées comme étant des objectifs normaux ou comme des objectifs étendus. Plusieurs mesures sont possible

    Les objectifs ambitieux (ou « stretch goals ») sont des objectifs intentionnellement plus difficiles à atteindre, des défis que vous vous lancez pour motiver votre équipe et améliorer ses performances.

    Idem pour les Activités vous pouvez en créer une, plusieurs ou aucunes. Vous pouvez définir si celle-ci sera partager (entre le manager et l’employé), qui en est le propriétaire (le Responsable ou l’Employé), et définir si c’est lié à un programme de perfectionnement (formation et autres)

    Les Groupes d’Objectifs

    Les groupes d’objectifs catégorisent les modèles d’objectifs. Les groupes d’objectifs peuvent être associés à des emplois et/ou à des services spécifiques.

    @Thierry : le mot magique « associé à des emplois, à un job, une tâche »; on commence à entrevoir qu’il est possible d’organiser la revue des performances en fonction de vos effectifs et services….

    Cliquez sur Nouveau .

    Entrez un Nom de Groupe, puis compléter par une Description, une tâche (Job), un Département. Puis le ou les modèles d’objectif associés à ce groupe :

    Types de Révision – Type d’Entretien Professionnel

    Les types d’examen, appelés aussi Type de Révision ou Type d’Entretien Professionnel sont construits pour déterminer le cadre de ceux-ci et leur caractère formel ou informel.

    Cliquez sur Nouveau .

    Entrez un Nom de type d’Entretien, puis compléter par une Description, si on active le workflow (Flux de travail), un statut, puis si on autorise la modification dans l’entretien final et si on active la validation du gestionnaire et de l’employé :

    Petite éclaircie sur les statuts et autres activations :

    Ces définitions me viennent de notre ami Tom Elliott avec son autorisation https://www.tomelliott.co.uk/2019/02/18/managing-performance-3-review-types/

    Pas encore commencé
    C’est le début de la phase de configuration de l’évaluation. Le manager et l’employé peuvent tous deux voir toutes les sections du formulaire d’évaluation, et peuvent le modifier. En termes pratiques, cela se produit généralement au début de la période d’évaluation. Le manager et l’employé se sont rencontrés et ont convenu des objectifs par rapport auxquels l’employé sera évalué au cours de cette période d’évaluation, ont ajouté les activités convenues, etc. Ils peuvent tous deux contribuer au formulaire d’évaluation et ajouter ou modifier des éléments au fur et à mesure de l’avancement de la période de performance. Vers la fin de la période de performance, le processus d’évaluation commence. L’examen passe alors au statut « En cours ». Il est important de savoir que l’évaluation finale n’est pas modifiable au stade « En cours », mais les objectifs individuels ajoutés à l’évaluation sont déjà disponibles pour que les deux parties puissent les évaluer séparément (le manager ajoute « Évaluation du manager » pour chaque objectif, et l’employé ajoute « Évaluation de l’employé » pour chaque objectif. Ils ne voient pas encore l’évaluation de l’autre, bien qu’il y ait un statut plus tard où le manager peut voir ce que l’employé a entré). Il n’est pas nécessaire d’attendre d’être en cours de révision pour enregistrer une note, si un objectif est terminé.


    En cours
    Jusqu’à présent, l’évaluation était un document interactif entre le manager et le collaborateur. Il commence maintenant à être finalisé en tant qu’enregistrement de la performance de l’employé sur la période sélectionnée. L’employé travaille maintenant de manière indépendante sur l’évaluation. La vue du manager est limitée à l’onglet « Général », tandis que l’employé voit tout. L’employé peut toujours ajouter des objectifs, des activités, des évaluations, etc. comme il le faisait auparavant, mais il prépare la version finale du formulaire qui sera ensuite vérifiée par le manager.


    Prêt pour la révision
    À ce stade, l’employé a terminé son travail et sa vue est maintenant limitée à l’onglet « Général ». Le manager peut cependant voir tout ce que l’employé a saisi, y compris les évaluations de l’employé par rapport aux objectifs. Il peut maintenant ajouter sa propre évaluation spécifique aux objectifs à côté de l’évaluation de l’employé, et ajouter une évaluation finale (globale) de l’employé. Une fois cette étape terminée, vous pouvez passer à l’étape suivante.


    L’évaluation finale
    Lors de la révision finale, le manager et l’employé peuvent revoir l’ensemble du formulaire. En fonction des paramètres du type d’évaluation, ils peuvent, ou non, être en mesure de le modifier. Dans le cas contraire, les seuls boutons disponibles sont ceux de l’onglet « Signatures ». L’examen ne passe pas à l’étape suivante tant que tous les travailleurs qui doivent signer l’examen (définis dans les paramètres du type d’examen) ne l’ont pas fait. Si aucun n’est requis, toute signature fera passer la révision à l’étape suivante.

    Terminer
    L’examen est finalisé et devient un enregistrement non modifiable des performances pour cette période.

    Il y a d’autres statuts, mais ils sont plus liés au statut du flux de travail qu’au statut de l’examen, donc je les ignorerai pour l’instant car ce n’est pas un guide du flux de travail. Les paramètres du type d’examen déterminent ensuite la façon dont le processus fonctionne comme suit :


    Activer le workflow pour ce type
    Indique si la révision doit être poussée à travers les étapes en utilisant le workflow, ou si les étapes doivent être mises à jour manuellement. À mon humble avis, vous obtenez une expérience utilisateur légèrement meilleure si vous cochez cette case, mais vous devez avoir confiance en vous pour configurer le flux de travail, le surveiller et le dépanner (le flux de travail lui-même est disponible sous Gestion du personnel > Configuration > Flux de travail des ressources humaines, et il s’appelle « Worker review »). Il est également utile de savoir que si vous avez coché cette case, vous êtes obligé de définir le « Statut de la nouvelle révision » sur « Non commencé », et vous n’avez plus le choix d’activer la signature du manager et de l’employé. En fait, si vous activez le flux de travail, vous devez suivre toutes les étapes du processus du début à la fin. Vous pouvez toutefois modifier le flux de travail si vous disposez des compétences nécessaires.


    Statut de la nouvelle révision
    Cette étape détermine le point de départ de votre révision. Si tout ce qui doit se passer est une simple conversation entre le manager et l’employé et qu’ils doivent se mettre d’accord, vous pouvez envisager de passer directement à l’étape « Examen final » et de sauter tout ce qui précède. Cela fonctionne pour les simples contrôles de coaching, les réunions ad hoc, etc. Si vous utilisez cette fonctionnalité pour enregistrer le résultat d’une réunion d’amélioration des performances (ce qui fonctionne), vous souhaitez peut-être que le manager écrive tout, alors vous commencerez à l’étape « Prêt pour la révision ». Si vous effectuez une évaluation annuelle complète, il est logique de commencer par « pas encore commencé ».


    Autorisez les modifications lors de l’évaluation finale
    Cette option se suffit à elle-même : voulez-vous que les deux parties puissent modifier le formulaire à ce stade ? Si vous avez commencé à ce stade (voir mon commentaire sur les réunions d’amélioration des performances), il est évident que vous voulez cocher cette case. S’il s’agit de l’étape finale pour que les deux parties la vérifient et la signent, alors pas vraiment.


    Permettre la signature du manager / Permettre la signature de l’employé
    Il ne s’agit pas tant de « permettre » que de « demander ». Si l’une ou l’autre de ces cases est cochée, la partie concernée doit cliquer sur le bouton « Signer » dans l’onglet « Signatures » pour que la révision passe au statut « terminé ». Si aucune de ces cases n’est cochée, la signature de l’une ou l’autre des parties modifiera le statut. Si les deux cases sont cochées, les deux parties doivent signer, sinon la révision reste au statut de révision finale.

    Maintenant que vous savez ce que font les types de révision, vous pouvez voir à quel point ils sont essentiels à la mise en place de votre processus de révision. Vous pouvez maintenant penser à créer des modèles de révision pour aider vos utilisateurs.

    Périodes de Performances

    Les périodes de performance sont définies pour mettre des délais d’exécution autour du suivi des performances.

    Les « périodes de performance » sont quelque chose que nous comprenons tous, mais que nous appelons tous différemment. Périodes de performance, cycles d’examen, année d’évaluation, période d’examen – mélangez les termes, cela revient au même. À quelle fréquence procédez-vous à des évaluations, et quand vous le faites, quelle est la tranche de temps sur laquelle vous vous penchez.
    Les périodes de performance sont sélectionnées au moment de la création de la revue – lorsque vous devez sélectionner la période qui fait l’objet de la revue. Les périodes de performance vous donnent les dates par défaut pour le début et la fin de votre entretien. Cela est tout à fait logique si tout le monde travaille aux mêmes dates – disons que la révision des salaires de l’ensemble de votre personnel prend effet en avril, et donc que votre période de performance va de janvier à décembre, ou d’avril à mars. Si vous calculez la période de performance des personnes en fonction de leur date de début plutôt que d’avoir tout le monde sur le même calendrier (comme le font de nombreuses entreprises), c’est parfait. Bien que la sélection d’une période de performance dans un examen génère des dates par défaut, vous pouvez toujours les modifier.
    La période de performance est un champ obligatoire lors de la création d’un examen, donc si vous utilisez des examens, vous devez créer au moins une période de performance. Même si vous l’appelez simplement « ad hoc » et que vous indiquez des dates absurdes.

    Pour créer une nouvelle période, cliquez sur Nouveau puis donnez un Nom à la période de performance et les dates de début et de fin prévue :

    Types de source du journal de performance

    @Thierry : je me demande toujours qui a inventé des codes pareils. Pourquoi faire simple quand on peut faire compliqué… LoL

    Les types de sources des journaux de performances décrivent la provenance des journaux de performances. Vous pouvez voir si un élément de journal sera affiché par défaut par le responsable uniquement, l’employé uniquement ou à la fois le responsable et l’employé. Vous ne pouvez pas désactiver les types de sources pour le moment.

    Par défaut 4 types sont proposés, paramétrable uniquement si aucuns mouvements existent.

    Si besoin de modification demander à votre intégrateur car vous ne pouvez modifier le titre après avoir envoyé des commentaires que si vous avez le privilège « HcmPerfJournal_HRMaintain ». Il faut mieux donc ne pas y toucher….

    Modèles d’Entretiens Professionnels (review)

    Ce sont les modèles à utiliser pour structurer les différentes discussions, entretiens. Ils sont créés à l’aide du formulaire ci-après et comprennent un aperçu global de l’examen, des objectifs et des compétences, ainsi que des activités et compétences, et des sous onglets de traitements.

    C’est votre base de travail, et il est important de bien le comprendre.

    Une fois que vous avez décidé du fonctionnement du processus et de la répartition des tâches entre le travailleur et le responsable, vous pouvez créer des modèles d’examen qui aident les deux parties à saisir les bonnes informations pour l’examen.


    Les modèles sont un concept intéressant dans D365HR/FO, car les rôles d’employé et de responsable prêts à l’emploi ne vous obligent pas à les utiliser. Même si vous créez un examen à partir d’un modèle, en tant qu’employé, vous avez par défaut la possibilité de modifier le formulaire, d’afficher et de masquer des sections, etc. Ainsi, à moins que des modifications de sécurité ne viennent restreindre cette possibilité (ce qui est tout à fait possible), considérez les modèles comme un point de départ – plutôt que comme une limite définitive à ce qui est possible dans un formulaire d’évaluation. Pour revenir à l’analogie de l’ancien processus d’évaluation, considérez vos modèles d’évaluation comme le formulaire Word que les employés et les responsables remplissent. Mais ce n’est pas un formulaire Word verrouillé – si des employés aventureux veulent modifier la mise en page, ils peuvent le faire.


    Mais bien sûr, vous n’êtes pas limité à un seul modèle. Si vous souhaitez utiliser D365HR/FO pour saisir les résultats de séances de coaching individuelles, de réunions et de plans d’amélioration des performances, de contrôles hebdomadaires, etc., il vous suffit de créer un modèle contenant tous les éléments dont vous avez besoin pour chaque exemple. Sachez que lorsque vous créez un examen à partir d’un modèle, le nom de l’examen (qui apparaît en libre-service) est en fait le type d’examen, et non le nom du modèle. Si vous avez plusieurs modèles qui, techniquement, guident les participants à travers le même processus, vous préférerez peut-être gérer plusieurs types d’examen pour cette raison, plutôt que d’associer chaque modèle à un seul type, ce qui pourrait facilement prêter à confusion pour l’utilisateur. Vous pouvez cependant avoir plusieurs examens simultanés du même type actifs.


    Dans chaque modèle, vous sélectionnez le type de révision qui s’applique à ce modèle – en fait, combien d’étapes vous devez parcourir, qui doit signer, et si vous avez besoin d’un flux de travail ou non. Vous sélectionnez également le modèle d’évaluation qui s’applique – il peut s’agir d’un modèle que vous utilisez déjà ailleurs ou d’un modèle créé spécifiquement pour ce modèle. Si vous ne sélectionnez pas de modèle de notation applicable, mais que vous laissez la section des notations visible, toutes les notations de tous vos modèles de notation seront visibles. Vous créez des modèles d’évaluation puis ensuite, vous sélectionnez les sections qui doivent être visibles pour les évaluations sur la base de ce modèle (en gardant à l’esprit qu’à moins que vous ne modifiiez les rôles de sécurité par défaut, les employés peuvent changer cela pour n’importe quelle évaluation donnée). Voyons chaque section un peu plus en détail.

    Onglet Révision – Revoir (aperçu)

    C’est l’onglet et la vue par défaut.

    La section aperçu est une zone de texte qui donne une description du modèle d’examen. Il peut être utile pour les RH de définir les attentes du manager et de l’employé dans cette zone. Par exemple, nous avons un programme de mentorat, et les mentors sont censés rencontrer leurs protégés une fois par mois et enregistrer le résultat. Dans le cadre de l’aperçu, nous incluons la confirmation des attentes des deux parties lors de ces sessions.

    Onglet Examen – Objectifs


    Comme nous l’avons dit précédemment, des objectifs peuvent être ajoutés à un bilan afin de montrer qu’une partie du processus de bilan consiste à évaluer et à discuter des progrès réalisés par rapport à des objectifs préalablement convenus. Le manager ou l’employé peuvent tous deux ajouter des objectifs à l’entretien à différents stades. Tout objectif qui est encore ouvert (c’est-à-dire que le statut de l’objectif n’est pas « terminé ») ou dont la « date d’achèvement » est comprise dans la période d’évaluation, peut être ajouté à l’évaluation. Au niveau du modèle, vous pouvez également faire d’autres choses. Par exemple, si vous avez un ensemble d’objectifs standard d’entreprise (comme « vivre nos valeurs », ou « être excellent les uns envers les autres »), vous pouvez ajouter ces objectifs directement à un modèle. Lorsqu’un examen basé sur ce modèle est ensuite attribué à un travailleur, cet objectif l’accompagne. Il est également ajouté directement à la liste des objectifs de l’employé, avec des dates de début et de fin qui reflètent les dates de début et de fin de l’examen.
    L’objectif est ajouté au modèle :

    Objectifs lors d’une revue :

    Objectifs dans une liste

    Les différentes sous onglets :

    Onglet Révision – Compétences


    Cet onglet est intéressant pour moi car il n’utilise aucune des configurations de compétences existantes comme les aptitudes ou les certificats. Comme pour les objectifs, vous pouvez ajouter une exigence de compétence au niveau du modèle, qui est ensuite transmise aux travailleurs lorsqu’un examen est créé, mais contrairement aux objectifs, la compétence n’est pas reproduite ailleurs. Cela en fait une autre option dans votre approche flexible. Personnellement, je ne l’utilise pas très souvent. Mais il est là.

    Mesures


    Nous connaissons tous le mantra des objectifs SMART, n’est-ce pas ? (Spécifiques, mesurables, convenus, réalistes, opportuns – ou toute autre variante de ce concept qu’on vous a enseigné). Cette partie concerne le « M ». Il s’agit d’être très clair sur ce que sont vos attentes. Les mesures elles-mêmes doivent être créées de manière centralisée, mais les objectifs fixés peuvent être différents pour chaque travailleur. Si vous ajoutez un objectif à un examen, et que cet objectif est associé à une mesure, cette mesure sera automatiquement ajoutée à l’examen. Ce système est particulièrement efficace pour les objectifs de vente par département. Vous pouvez créer un groupe d’objectifs pour votre département des ventes, transmettre cet objectif à l’équipe et leur demander de l’ajouter à leurs évaluations. Très pratique. Vous pouvez également ajouter des mesures directement dans les évaluations sans associer d’objectif. Si vous ne voyez pas à quoi cela peut vous servir, cachez-le.


    Activités


    Comme les objectifs et les mesures, les activités peuvent être ajoutées au niveau du modèle. Mais là où cela prend tout son sens, c’est lorsque l’employé qui fait l’objet de l’évaluation ajoute des activités ou des commentaires dans son journal de performance, pour qu’ils soient pris en compte dans l’évaluation.


    Signatures


    Si les signatures ne sont pas visibles, vos employés et vos managers devront faire passer manuellement l’évaluation au statut « terminé ». Ce n’est pas la fin du monde, mais il est probablement préférable, d’un point de vue procédural, de laisser les signatures visibles et d’exiger la signature des deux parties, afin de disposer d’un enregistrement précis et convenu de la conversation.


    Notations


    Si vous avez besoin de fournir une « note » au résultat final de l’évaluation, les évaluations sont l’endroit où vous le faites. Il y a deux sections pour les évaluations – la partie « détails de l’évaluation » (où vous verrez les objectifs qui sont attachés à l’évaluation et où vous pouvez évaluer les résultats) – qui est facultative – et l' »évaluation finale de l’employé ». Les évaluations par rapport aux objectifs sont généralement ajoutées par l’employé à l’étape « En cours », puis le manager ajoute ses commentaires (avec visibilité de l’auto-évaluation de l’employé) à l’étape « Prêt pour l’évaluation ». Le manager ajoute l’évaluation finale de l’employé à ce stade (ou éventuellement au stade « Évaluation finale », à condition que les paramètres d’édition du type d’évaluation aient été définis de manière appropriée). Vous pouvez avoir la note globale sans faire les détails de la note – pour désactiver cela, il suffit d’aller dans Gestion du personnel > Link > Paramètres partagés des ressources humaines > Performance, et de désactiver à la fois « inclure le classement de l’employé » et « inclure le classement du manager ».

    Sections du modèle

    Il reste un dernier paramétrage, qui peut se faire tout au cours de la création de vos différents modèles qui est l’affichage des sections (des onglets). Effectivement suivant le type d’entretien que vous souhaitez mettre en œuvre il n’est pas forcément nécessaire d’avoir tous ceux-ci :

    Et cela vous donnera :

    Pièces Jointes

    Si vous souhaitez associer un autre élément à votre Modèle, vous pouvez le joindre ici. Ce n’est pas sorcier, n’est-ce pas ?


    Si vous avez configuré vos types d’évaluation et créé vos modèles, vous êtes presque prêt à commencer à créer des évaluations.


    @Thierry : Voilà vous avez mis en œuvre tous les paramétrages nécessaires à la gestion des performances, maintenant il faut se mettre au boulot et faire vos « entretiens » (révision) 🙂

    Voyons cela dans mon article suivant : TGR – D365HR/FO : Évaluation des performances des employés – 2 / Gestion des Entretiens


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