D365 for Talent : Actions du personnel – quoi et pourquoi

    Personnel actions – what and why par Tom Elliott

    @Thierry : « les actions du personnel » ??!! quésaco ?? Lorsque j’ai vu ce terme la première fois je n’ai rien compris en ce que cela consistait en termes métiers…. Mais on peut le résumer en disant que c’est globalement le boulot, le travail, une action que doit faire un des managers qui gèrent la solution Talent. Vous pouvez en savoir davantage en consultant l’article « MB6-898 Activer et utiliser les actions de travail et les actions de position » et « MB6-898 Expliquer les actions « personnelles »


    @Tom : Je voulais écrire ce billet depuis des siècles, mais une combinaison de la vie en général et de choses plus excitantes à faire continue de gêner. Ce qui m’a finalement poussé à cogner, c’est travailler avec un client de cette semaine qui utilisait déjà Talent avant que sa.global n’intervienne. Un certain nombre d’exigences auraient été satisfaites immédiatement en permettant des actions de personnel, mais le partenaire avec lequel ils avaient travaillé auparavant ne l’avait pas encore activé.

    Les premières choses d’abord alors.

    Qu’Est-ce que c’est?

    Les actions du personnel sont une fonctionnalité activée dans l’espace de travail de gestion du personnel sous les paramètres partagés des ressources humaines. C’est une fonctionnalité globale, ce qui signifie que vous ne devez l’activer qu’une seule fois pour l’ensemble de l’environnement. Cela aura un impact sur tous les utilisateurs et toutes les entités juridiques une fois activé.

    Vous pouvez activer deux types d’actions de personnel que vous pouvez activer: les actions de l’opérateur et les actions de positionnement. Une fois activé, vous pouvez également choisir si les utilisateurs doivent pouvoir supprimer les actions terminées. Pour des raisons qui, je l’espère, deviendront bientôt évidentes, vous souhaitez laisser cette option sur « Non ».

    Capture d'écran montrant les paramètres des actions

    Lorsque les actions du personnel sont activées, les changements importants apportés aux travailleurs (embauche, mutations et licenciements) ou aux postes (création ou modification) sont effectués via un nouveau formulaire: le formulaire «Action du travailleur / du poste». Ce formulaire contient quelques détails supplémentaires concernant le motif du changement, ainsi que les détails du changement lui-même. Par exemple, vous pouvez saisir le nom de la personne qui demande le changement et un commentaire daté relatif au changement. On vous offre également un champ de code de raison (filtré en fonction du contexte, ce qui était ma suggestion – #proudface).

    Plus important encore, il vous est demandé de sélectionner un type d’action de personnel. Les types d’action de personnel peuvent (facultativement) être liés aux workflows, ce qui signifie, par exemple, que les nouveaux postes vacants peuvent être soumis à une équipe de ressourcement pour approbation avant leur création. Les rôles d’utilisateur ayant accès à différentes actions du personnel sont configurables. Vous pouvez ainsi contourner le flux de travail de tous les utilisateurs des ressources humaines, ou de certains d’entre eux, en fonction de la configuration de vos rôles de sécurité.

    L’activation des actions du personnel a également une autre dimension: elle ajoute des boutons supplémentaires dans l’onglet « Mon équipe » du responsable dans le libre-service des employés.

    Actions MSS

    Les utilisateurs auxquels le rôle de responsable est attribué peuvent désormais soumettre des demandes de modification (dans les catégories indiquées) aux RH. Et en raison de cette fonctionnalité astucieuse dans laquelle vous pouvez sélectionner les utilisateurs qui voient quels types d’action, vous pouvez vous assurer que toutes les modifications soumises par les gestionnaires sont acheminées vers les ressources humaines pour une vérification avant qu’elles ne soient validées dans la base de données.

    Alors pourquoi voudrais-je cela?

    Eh bien, vous ne le feriez pas nécessairement. Je ne les active certainement pas par défaut lors de la configuration de l’environnement d’un client. Cela ajoute des clics supplémentaires à chaque fois que je modifie une modification qui, selon l’entreprise avec laquelle je déploie, n’apporte pas nécessairement de valeur. Cela ajoute aussi un peu de confusion potentielle. Le formulaire d’action travailleur / position comporte un bouton de sauvegarde, qui enregistre l’action. Il ne commet pas le changement dans la base de données. Pour ce faire, vous devez cliquer sur «Terminer». Cela peut causer des problèmes – les utilisateurs pensent qu’ils ont effectué le changement, mais en réalité ils ne l’ont pas encore terminée et l’action est toujours à l’état de brouillon. Vous pouvez facilement le vérifier en consultant la liste des actions (Gestion du personnel> Liens> Actions du travailleur> Toutes les actions du travailleur OU Gestion du personnel> Liens> Actions du poste> Toutes les actions du poste).

    Capture d'écran de la grille d'action des travailleurs

    Mais tout au long des ateliers de déploiement, si nous commençons à parler de suivi des modifications, de pistes de vérification, de gestionnaires qui initient des modifications dans le système ou d’obtenir un aperçu clair de la façon dont votre organisation évolue et des raisons pour lesquelles, je présente la fonctionnalité et discute des avantages et des inconvénients. . Nous finissons probablement par activer la fonctionnalité dans 70% des cas. Avec quelques petites modifications, cela deviendrait une fonctionnalité «indispensable».

    Pourquoi n’est-ce pas une évidence?

    • Si vous travaillez dans un environnement de faible gouvernance et que vous souhaitez simplement que Talent conserve une liste de vos travailleurs, la configuration requise et les clics supplémentaires en cours ne valent probablement pas la peine.
    • Parfois, cela semble un peu inachevé. Comme une excellente idée qui n’a pas été suivie à la lettre. Par exemple, j’ai activé les actions du personnel et je ne peux pas appuyer simplement sur le bouton d’édition du formulaire de position sans entrer dans le formulaire d’action et capturer la justification du changement, très bien. Mais je peux toujours entrer dans la gestion des modifications et éditer directement les enregistrements sans acheminement via le workflow. Nous avons des moyens d’améliorer cela, en tant que partenaire qui sait utiliser la configuration de sécurité, mais cela devrait vraiment faire partie de la fonctionnalité standard.
    • Les vues de la grille d’actions que j’ai mentionnées ci-dessus doivent être personnalisées pour être vraiment utiles. Les colonnes affichées ne semblent pas toujours parfaitement logiques (pourquoi ne pas inclure le code de motif en standard?) Et j’attends toujours une publication qui me permettra de faire confiance à la personnalisation.
    • Les données. Données, données, données. Une entité de données doit vraiment être disponible pour que je puisse obtenir ces données de changement via BYODB. Doit se résoudre à soumettre une idée pour celle-là dès que possible.

    Voilà donc une petite fonctionnalité pratique si vous souhaitez pouvoir suivre les modifications, demander aux responsables de soumettre des demandes de modification dans ESS (Self Service Employé) ou acheminer les modifications internes via le workflow. Prendre plaisir!

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