Trouver un Worker’s Manager dans Dynamics 365 for Talent à l’aide de Flow

Finding a Worker’s Manager in Dynamics 365 for Talent Using Flow par Nathan Meredith & Tom Glossop

@Thierry : l’article est un peu technique, mais on reste dans le domaine du raisonnable sans avoir nécessairement un brevet de pilote…. mais le constat est là ! il y a de plus en plus d’intégrations entre et avec les autres solutions « Microsoft 365 », et il faut savoir que cela existe et même mieux cela peut-être utilisé :-).

Trouver un Worker’s Manager dans Dynamics 365 pour les talents à l’aide de Flow :

Microsoft Flow est l’un des outils clés que nous, en tant qu’utilisateurs de Talent, pouvons utiliser pour créer davantage de processus sur mesure, accélérer les choses et faciliter la vie quotidienne des utilisateurs RH.

Une chose que nous avons trouvée et qui nous a pris beaucoup de temps à comprendre (et quelque chose que nous n’avons pas pu trouver en ligne nulle part !?) a été d’identifier un gestionnaire des travailleurs et d’extraire leurs coordonnées. Il semblait si simple d’avoir le Poste « parent » disponible dans le CDS ( Common Data Service ), mais cela s’est rapidement transformé en un flux assez complexe. Par conséquent, nous avons pensé que c’est quelque chose qui pourrait bénéficier à beaucoup de Flow’s et nous avons décidé d’écrire un blog à ce sujet pour vous faire gagner le temps que nous avons passé à essayer de comprendre cela. Boucle ta ceinture, parce que c’est un peu long !

Scénario

Pour cet exemple, nous allons utiliser un scénario très basique afin de nous concentrer exactement sur les entités et les actions que vous devez identifier. Vous pouvez ensuite l’utiliser comme base pour développer vos propres scénarios lorsque la situation se présente (nous pouvons faire un 2ème versement sur certaines sorties pour mettre à jour les données dans Talent) :

1. Un nouveau travailleur est créé dans Talent
2. Nous voulons envoyer un email à leur futur manager pour confirmer qu’ils ont été mis en place dans Talent et qu’ils devraient pouvoir être vus dans leurs rapports.

Préparation

C’est un début un peu évident, mais si vous êtes nouveau chez Flow, vous allez devoir établir vos connexions. Pour ce faire, dans Flux, cliquez sur le Hamburger (trois lignes si vous nous le demandez) dans le coin supérieur gauche, puis sous Données, sélectionnez Connexions.

Dans ce cas, nous n’avons besoin que de celui du Common Data Service qui est l’endroit où le Talent est stocké. Il est possible de le faire avec les connecteurs Dynamics 365 – cependant, on dit dans la rue que cela se déprécie et qu’il vaut mieux utiliser le connecteur CDS (vous l’avez entendu le premier). Nous avons pris l’habitude d’utiliser le connecteur CDS jusqu’à présent, mais c’est à vous de décider. Comme vous pouvez le voir sur l’image ci-dessus, il y a une abondance de connecteurs qui s’installent au fur et à mesure que vous jouez, ce qui libère la puissance de ce dont Flow est capable.

Création du flux

Pour faciliter l’utilisation, nous allons le schématiser par étapes ici.

1. 1 – l’aide du déclencheur  » Quand un enregistrement est créé « , réglez ce paramètre sur  » Ouvriers « .

1. 2 – Nous devons ensuite récupérer les détails de cet enregistrement particulier qui vient d’être créé. Dans ce cas, nous’obtenons le travailleur qui a été créé’ en utilisant l’action’Get record’ et le contenu dynamique’Worker’ comme identifiant.

1. 3 – C’est là que le processus n’est pas aussi évident que prévu. Pendant des lustres, nous avons essayé de récupérer la position du travailleur en utilisant ‘Get record’ sur l’entité Job Position et nous recevions continuellement des messages d’erreur à partir de cela et d’un flux échoué. Il s’avère que, pour certaines entités, la façon la plus efficace de trouver un enregistrement spécifique est de lister les enregistrements, puis de filtrer la requête en fonction de la valeur que vous utilisez pour l’identifier. Ainsi, dans ce cas, vous voulez  » lister les enregistrements  » en fonction de l’entité Affectations des salariés du poste et utiliser la requête de filtre : cdm_workerid_value eq ‘Dynamic Worker ID’ (voir image ci-dessous)

Récapitulatif : Un travailleur est créé dans Talent, nous demandons ensuite à flow d’obtenir les détails de ce travailleur, puis nous demandons à flow de lister l’affectation du travailleur à la potion.

1. 4 – Chaque fois que l’action ‘Liste des enregistrements’ est utilisée dans Flux, les étapes suivantes ci-dessous sauteront automatiquement dans une boîte’Appliquer à chaque’. L’étape suivante de ce flux consiste à obtenir le poste auquel le travailleur est affecté en utilisant les informations de l’entité Affectation du salarié au poste. A l’aide d’un’Get record’, recherchez l’entité’Job Positions’ et utilisez le contenu dynamique du poste à partir de l’étape précédente de la liste des enregistrements.

1. 5 – Nous devons maintenant revenir en arrière à travers l’étape que nous venons de franchir afin de remonter jusqu’au gestionnaire de l’employé qui a été créé. Utilisez l’action’Obtenir un enregistrement’ pour trouver l’entité Job Position et le Parent Job Position de l’étape 4 comme identifiant de l’élément. Cela nous donne le poste qu’occupe le gestionnaire.

1. 6 – Nous avons le poste, mais pas le travailleur auquel ce poste est attribué. Cette étape nécessite une autre action  » Lister les enregistrements  » sur l’affectation du salarié au poste. Plutôt que d’utiliser le workerid comme requête de filtre, cette fois-ci, en remontant dans le processus, nous allons utiliser le jobpositionid.

Récapitulatif : Après avoir listé le poste occupé par le nouveau travailleur, nous demandons à flow d’obtenir ce poste. Une fois que le poste du travailleur est trouvé, nous pouvons obtenir des données concernant le poste de parent (aussi connu sous le nom de rapports de poste dans Talent- AKA Line Manager). Dans la sixième étape, nous demandons à flow de récupérer le travailleur affecté au poste parent.

1. 7 – Comme par le passé, cela nous a donné une autre boîte Appliquer à chaque boîte. L’étape finale pour obtenir le dossier du gestionnaire est un simple  » Obtenir un dossier  » pour l’entité Workers basé sur le contenu dynamique du GUID Worker qui a été créé lors de l’étape précédente.

1. 8 – Félicitations, vous avez maintenant toutes les informations extraites de la base de données en utilisant Flow pour identifier correctement le responsable d’un ouvrier.

Woo-hoo ….. mais attendez il y a plus!

1. 9 – Enfin, pour terminer ce scénario, utilisez l’action ‘Envoyer un courrier électronique’ à partir d’Outlook. Remplissez-le avec le contenu dynamique que nous avons découvert à partir de ces étapes précédentes, y compris l’adresse e-mail de l’administrateur à laquelle envoyer, en fonction de vos besoins.

1. 10 – Votre flux final devrait ressembler à ceci (Nous avons renommé certaines des étapes pour vous aider, merci plus tard):

Espérons que ces 10 étapes vous faciliteront grandement la vie pour toutes les combinaisons étranges et merveilleuses de Flow et de PowerApp qui peuvent nécessiter d’identifier le responsable d’un travailleur et d’en obtenir les détails. Commentez ou contactez-nous si vous avez d’autres conseils à propos de ces types de flux dans Talent, car nous sommes certains que les gens auront créé des flux intelligents pour les talents.