Quand nous créons un nouveau travailleur, à quoi servent toutes ces dates de début?

What are all these start dates for? par Tom Elliott

L’une des premières choses que l’on remarque lorsque l’on fait un galop autour d’un dossier de travailleur dans Talent (ou, d’ailleurs, dans le module RH dans Finances et opérations), c’est qu’il y a des dates PARTOUT ICI. Si vous cherchez à trouver ou à maintenir une date de début pour un travailleur, il n’y a pas moins de six champs différents parmi lesquels choisir. Cela peut être un peu déroutant lorsque vous apprenez le produit pour la première fois – mais en fait, ils servent tous un but légèrement différent. Pourvu que vous sachiez lesquelles sont référencées ailleurs dans le produit, vous pouvez prendre une décision éclairée quant à l’utilisation de l’une ou l’autre à quelle fin.

Dans ce post, je vais examiner chacun des six à tour de rôle et parler de l’endroit et des raisons pour lesquelles vous pourriez vouloir l’utiliser. La chose importante à retenir est qu’à une exception près, ces champs sont facultatifs. Si vous n’avez pas de but pour eux, ne les utilisez pas. De toute façon, vous ne pourrez jamais faire confiance aux données qui s’y trouvent s’il y a confusion quant à l’usage qui en est fait.

Commençons par les dates sur l’onglet « Profil« .

Bien, commençons par l’évidence (peut-être pas si évidente). Les dates inscrites dans l’onglet du profil ici sont enregistrées directement contre le travailleur. Ce que cela signifie, c’est qu’ils sont indépendants de l’emploi du travailleur au sein d’une entité juridique donnée. C’est important dans deux scénarios ::

1. Vous avez des travailleurs qui passent d’une entité juridique à une autre et vous devez pouvoir référencer les dates de création d’une entreprise qui sont agnostiques par rapport à l’entité légale de l’emploi
2. Vos travailleurs peuvent partir et revenir avec une interruption de service. Vous devez être en mesure de reconnaître le service précédent comme ouvrant droit à une indemnité de licenciement, à des avantages, etc. quelle que soit la date de début de la dernière / actuelle période d’emploi.

Ce ne sont essentiellement que des variations sur le même scénario, mais vous voyez l’idée.

Voici pourquoi j’utilise ces dates d’habitude :

Date de location originale (initiale)

Si vous en avez besoin, il s’agit de la première date d’embauche avec la société. Rappelez-vous que ceci est indépendant de toute interruption de service ultérieure. Elle est gérée manuellement. Vous devez renseigner ce champ lors de la création initiale du travailleur. Toutefois, s’ils quittent et reviennent, cette date reste la date entrée en premier (car elle est directement liée au travailleur, pas à l’emploi). Vous pouvez utiliser cette date pour déterminer les taux de régularisation des plans de congés.

Date d’ancienneté

Comme la date d’embauche d’origine, elle est gérée manuellement (renseignée manuellement lorsque vous créez le salarié) et reste inchangée en cas de départ et de retour d’une personne. Vous pouvez l’utiliser pour déterminer les taux d’abonnement pour les régimes de congé. En termes britanniques, je considère ce champ comme la date de service continu. Dans de nombreux cas, cette date finira par être la même que certaines des autres dates dont nous allons discuter. Toutefois, si vous reconnaissez un service antérieur où quelqu’un quitte et revient après une pause, il se peut que vous découvriez que cette date commence à différer. Par exemple, les enseignants des écoles du Royaume-Uni paient et les conditions permettent une interruption de service, les années de service antérieures étant reconnues. Disons que je commence à enseigner le 1er septembre 2010. J’enseigne pendant 3 ans, jusqu’au 31 août 2013. Je prends ensuite une pause d’un an pour voir si l’enseignement est vraiment la carrière qu’il me faut. Lorsque je retourne à l’enseignement le 1er septembre 2014, ma  » date d’embauche initiale  » (la date à laquelle j’ai été embauché pour la première fois par cet employeur) est toujours le 1er septembre 2010. Toutefois, j’ai eu une interruption de service et j’ai le droit de faire reconnaître mon service antérieur aux fins de l’accumulation du congé. J’ai 3 ans de service, donc nous reprenons le travail à partir du 1er septembre 2014, et nous faisons ma  » date d’ancienneté  » le 1er septembre 2011. C’est comme si la pause n’avait pas eu lieu, mais je n’ai pas accumulé de service supplémentaire pendant mon interruption de carrière. (Si vous lisez à l’avance, ma’date de début d’emploi’ est toujours le 1er septembre 2014 – il y a donc de la place pour toutes les dates pertinentes). Nous trouvons aussi souvent que c’est pertinent dans les scénarios TUPE, où vous devez reconnaître le service dans une entreprise antérieure.

Date d’anniversaire

Cette date a en fait été ajoutée au produit standard pour un client au cours de leur phase de déploiement. Ils ont largement fait appel à des sous-traitants et ont utilisé la «date d’embauche initiale» pour enregistrer la date d’origine de leur association avec l’organisation, la «date anniversaire» indiquant ensuite la date d’adhésion en tant qu’employé direct. La date d’ancienneté a été utilisée pour refléter un service continu reconnu. Vous pouvez l’utiliser pour déterminer les taux d’accumulation des plans de congés. En dehors de ce client, je n’ai trouvé personne d’autre qui en ait un besoin particulier et finis très souvent par le cacher grâce à la personnalisation.

Sur les dates de l’onglet ‘Emploi’:

Encore une fois, au risque d’énoncer une évidence, les dates ici sont spécifiques à la période d’emploi actuelle. Si le travailleur quitte et revient, les dates indiquées dans ce formulaire seront remplacées par les dates pertinentes pour le nouveau relevé d’emploi. On peut toujours voir l’historique, mais il faut chercher un peu (allez dans le formulaire «historique d’emploi» et cliquez sur «gestionnaire de dates»). Cela concentre un peu l’esprit sur l’utilisation de ces dates.

Cela vaut la peine de vous rappeler que vous pouvez mettre fin à un poste de travail, puis le réembaucher, sans créer un tout nouvel enregistrement de poste de travail. Le travailleur conserve le même ID / numéro de personnel et de nombreux détails (liés au travailleur) sont transférés. Que vous choisissiez de le faire ou non dépend probablement de votre solution de gestion de la paie au Royaume-Uni, car HMRC exige que chaque travailleur dispose d’un identifiant distinct pour chaque période d’emploi. Certaines solutions de paie spécifiques à Dynamics et des ISV RH ont contourné ce problème en ajoutant la fonctionnalité permettant de donner à chaque emploi un ID distinct.

Date de début

Celle-ci n’est pas automatiquement renseignée par le processus d’embauche et doit être gérée manuellement chaque fois qu’un nouvel emploi est créé pour un travailleur. Cela signifie que si le travailleur transfère vers une nouvelle entité légale, il doit être saisi à nouveau manuellement. Pour être honnête, je ne vois pas vraiment d’utilisation de ce champ, sauf si nous en identifions un spécifique au client lors de la phase de déploiement. Mon point de départ est donc de ne pas le renseigner.

Date de début ajustée (corrigée)

Comme la date de début, elle n’est pas automatiquement renseignée par le processus d’embauche et doit être gérée manuellement chaque fois qu’un nouvel emploi est créé pour un travailleur. Ce champ peut être utilisé pour attribuer des taux de régularisation pour les plans de congés. La seule raison pour laquelle je me suis jamais rendu pour utiliser ce champ serait à des fins de paie. Peut-être devrions-nous indiquer une date avec le début de la période de paie. Je collerais cela dans ce champ, puis utiliserais la date de début d’emploi comme date de début réelle. Un peu vague, je le réalise, mais j’utilise très rarement aussi ce domaine.

Date de début d’emploi

Ce champ est essentiel et critique et utilisé dans toutes sortes de lieux. C’est la date de début du travailleur avec cette entité légale. Vous pouvez l’utiliser pour attribuer les taux d’accumulation des congés, pour valider les dates d’attribution des postes (vous ne pouvez pas vous attribuer de poste pendant une période où vous n’avez pas d’emploi valide), pour valider la rémunération et pour l’utiliser. (beaucoup) dans les rapports. C’est la date qui est renseignée sur le formulaire «embauche d’un employé». Vous ne pouvez pas créer un employé actif sans entrer cette date. C’est la seule date de début que vous devez absolument utiliser – la précision compte donc.

En résumé, il existe de nombreux champs de date et leur utilisation dépend vraiment de ce que vous devez capturer pour le personnel de votre organisation. Comme point de départ, je termine généralement par la «date de début d’emploi» obligatoire, puis la «date d’ancienneté» du service antérieur reconnu. Pas plus que cela et c’est un cas de choisir le meilleur ajustement en fonction de la façon dont vous voulez l’utiliser, et de ce qui se passe si le travailleur quitte (c.-à-d. Qu’il s’appliquera toujours s’il revenait).