Streamlining Employee Image Approval with Workflows in Dynamics 365 Human Resources par Parag Chabre

@Thierry : Entre le droit à l’image, la réglementation RGPD et bien d’autres règles les services RH, Juridiques et DSI ont bien des soucis à gérer. Je trouve très pertinent l’article de notre ami Parag de mettre en œuvre un workflow dédié à cette problématique légale. Voyons cela ci-après :

Rationalisation de l’approbation de l’image des employés avec des flux de travail dans Dynamics 365 Human Resources / F&O

À l’ère du numérique, le service des ressources humaines joue un rôle crucial dans la gestion efficace des données des employés. Avec l’avènement de Dynamics 365 Human Resources, les organisations peuvent tirer parti d’outils et de flux de travail avancés pour rationaliser divers processus RH, y compris l’approbation des téléchargements d’images d’employés. Cet article explore comment les flux de travail peuvent être utilisés pour faciliter l’approbation transparente des images des employés dans Dynamics 365 Human Resources (pour rappel aujourd’hui D365HR a été intégré complétement dans D365FO), en améliorant l’efficacité et en garantissant la conformité aux normes organisationnelles.

Pourquoi l’approbation d’image est-elle importante ?

Les images des employés font partie intégrante des bases de données RH, ce qui facilite l’identification, la sécurité et la personnalisation des systèmes internes. Cependant, il est primordial de s’assurer de l’exactitude et de la pertinence de ces images. En mettant en œuvre un processus d’approbation simplifié, les organisations peuvent garder le contrôle sur les images associées aux profils des employés, atténuant ainsi les risques associés au contenu non autorisé ou inapproprié.

Utilisation des flux de travail pour l’approbation des images :

Dynamics 365 Human Resources offre un moteur de flux de travail robuste qui peut être adapté pour répondre aux besoins spécifiques du processus d’approbation d’image d’une organisation. Voici comment cela fonctionne :

1. Accédez à Ressources humaines > Configuration > flux de travail Ressources humaines.

2. Dans la liste des workflows disponibles, sélectionnez Image du travailleur.3.Sélectionnez Exécuter pour ouvrir le concepteur de flux de travail, puis entrez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe.

4. Déplacez l’élément Approuver l’image de la liste des éléments de workflow vers le canevas du concepteur.

5. Connectez l’élément d’approbation à Start and Finish (Début et fin).

6. Appuyez deux fois (ou double-cliquez) sur l’élément Approuver, sélectionnez-le et maintenez-le enfoncé (ou cliquez avec le bouton droit de la souris), puis sélectionnez Propriétés.

7. Procédez comme suit pour ajouter des instructions d’élément de travail :

• Sélectionnez Affectation, puis Hiérarchie sous le type d’affectation.
• Sous Sélection de la hiérarchie, sélectionnez Hiérarchie configurable.
• Ajoutez une condition d’arrêt et fermez la page.

8. Complétez toutes les instructions supplémentaires.

9. Sélectionnez Enregistrer et fermer. Activez le nouveau workflow à l’ouverture de la boîte de dialogue et sélectionnez Activer.

Demande d’approbation d’image

1. Allez dans Libre-service pour les employés > cliquez sur Modifier les informations personnelles.2. Allez dans l’onglet Image et cliquez sur Télécharger une nouvelle image.

3. Lors du téléchargement de l’image, cliquez sur soumettre.4. Un flux de travail est déclenché automatiquement dans l’environnement Dynamics 365 Human Resources. Ce flux de travail lance le processus d’approbation et achemine l’image vers les approbateurs désignés pour examen.

5. Routage d’approbation : le moteur de flux de travail identifie les approbateurs appropriés en fonction de l’association du flux de travail sélectionné dans la hiérarchie des postes. Les approbateurs reçoivent des notifications les invitant à examiner et à approuver ou à rejeter l’image soumise.

6. Une fois le flux de travail approuvé et terminé. Vous pouvez voir l’image dans Libre-service pour les employés.

Avantages de l’approbation d’images pilotée par le flux de travail :

L’implémentation de flux de travail pour l’approbation d’images dans Dynamics 365 Human Resources offre plusieurs avantages :

• Normalisation : Applique des processus d’approbation cohérents et le respect des normes organisationnelles pour les images des employés.
• Efficacité : Automatise le processus d’approbation, réduit les interventions manuelles et rationalise les tâches administratives.
• Responsabilité : Fournit des pistes d’audit et de la documentation des décisions d’approbation, afin d’assurer la transparence et la responsabilité.
• Conformité : aide les organisations à se conformer aux exigences réglementaires et aux réglementations en matière de confidentialité des données en contrôlant l’accès aux images des employés.

Conclusion:

L’intégration de workflows pour l’approbation d’images dans Dynamics 365 HR/F&O est un investissement stratégique pour les organisations qui cherchent à optimiser les opérations RH et à améliorer la gouvernance des données. En tirant parti des capacités de flux de travail de la plateforme, les entreprises peuvent mettre en place des processus efficaces et conformes pour la gestion des images des employés, contribuant ainsi à un environnement de travail plus sûr, organisé et productif.

@Thierry : à mettre en œuvre dès que possible…

Vous pouvez aussi être un peu fun et proposer d’utiliser Microsoft Designer afin de customiser les images. J’adore l’idée de notre amie Ana Inés :

Merci Parag pour cet article très « RGPD/GDPR ». Je vous invite à faire un tour sur son blog.