Managing Open-Ended Leave of Absence in Dynamics 365 HR par Parag Chabre

@Thierry : notre ami Parag écrit des articles (je vous invite à y vous abonner) sur Microsoft Dynamics depuis des années. Aujourd’hui il nous fait part d’une nouveauté fort intéressante que Microsoft vient de rajouter sur le module HR « Congés et Absences », la possibilité de gérer des congès à durée indéterminée. cette nouvelle fonctionnalité est valable aussi sur D365FO (Financial & Supply Chain).

Gestion des congés à durée indéterminée dans Dynamics 365 HR

Introduction

Dans Dynamics 365 Human Resources (D365 HR), le terme « congé à durée indéterminée » fait généralement référence aux demandes de congé qui n’ont pas de date de fin prédéfinie. Ces demandes de congé sont souvent associées à des situations où un employé doit prendre un congé d’une durée indéterminée ou prolongée, par exemple pour des raisons médicales, des urgences familiales ou d’autres circonstances personnelles. La mise en place de congés à durée indéterminée dans D365 RH implique la configuration de politiques de congés et d’absences et l’utilisation du système pour gérer ces types de demandes.

Cette fonctionnalité est liée à la gestion des congés autorisés (LOA) et offre plusieurs fonctionnalités clés :

1. Définition du type de congé : Les administrateurs des RH ont la possibilité de définir différentes catégories ou types de congés. Ces types peuvent englober des situations où les employés doivent faire une pause du travail pour diverses raisons.
2. Congés non planifiés : Cette fonctionnalité s’adapte aux scénarios où les congés sont soudains et n’ont pas été planifiés auparavant. Il peut s’agir de situations telles que des urgences médicales ou d’autres circonstances imprévues.
3. Congés non accumulés : Ils tiennent compte des congés qui n’ont pas été acquis ou accumulés par l’employé, mais qui sont tout de même autorisés pour des raisons valables.
4. Congé à durée indéterminée : Il s’agit des situations où la date de retour de l’employé est incertaine ou non fixée. Il peut être utilisé dans des cas tels que les congés médicaux prolongés.
5. Congés à durée indéterminée : Il s’agit des congés d’une durée précise et prédéterminée. Par exemple, des vacances ou un congé de maternité pour une période définie.
6. Obligation d’un « avis de retour au travail » : Cette fonctionnalité permet aux administrateurs des RH d’exiger des employés en congé qu’ils fournissent un préavis avant qu’ils n’aient l’intention de retourner au travail. Cela peut aider à une meilleure planification et à une meilleure allocation des ressources au sein de l’organisation.

Voici les étapes générales pour configurer et gérer les congés à durée indéterminée dans Dynamics 365 RH :

Activez la fonctionnalité :

Sous Gestion des fonctionnalités, assurez-vous que la fonctionnalité Congés à durée indéterminée est activée.

« Enabling this feature allows organizations to manage Leave of Absence (LOA). HR administrators can define leave types that may often be unplanned, unaccrued, open-ended or closed-ended and also allows mandating ‘Return to work notice’. » – L’activation de cette fonctionnalité permet aux organisations de gérer les congés d’absence (LOA). Les administrateurs RH peuvent définir des types de congés qui peuvent souvent être non planifiés, non accumulés, à durée indéterminée ou fermée, et permettent également d’exiger un « préavis de retour au travail ».

Créer un type de congé autorisé :

1. • Créez un type de congé autorisé.
   • Saisissez les détails tels que le type de congé, la description et l’ID de workflow.
   • Dans le champ Type de demande, sélectionnez Congé.
   • Dans la section des détails, pour les feuilles à durée indéterminée, définissez l’option Feuilles ouvertes sur Oui.
   • Définissez l’option Avis de retour au travail sur Oui ou Non.
   • Un avis de retour au travail peut éventuellement être exigé pour les demandes de congé à durée indéterminée.

Ajoutez un type de congé à un régime de congés :

• Créez ou modifiez un plan de congés.
• Ajoutez un type de congé, entrez le montant de l’accumulation et le montant de la subvention.
• Exécutez les plans d’accumulation de congés et d’absences.

Demande de l’employé :

• Lorsqu’un employé a besoin d’un congé à durée indéterminée, il peut soumettre une demande de congé via le portail en libre-service D365 RH ou par d’autres moyens.
• Accédez à l’espace de travail libre-service des employés, sur la vignette Soldes de congés, sélectionnez Plus (…).

• Pour soumettre une demande d’autorisation, sélectionnez Demander une autorisation.

• Entrez toutes les informations requises et sélectionnez Envoyer.
• Attendez que la demande d’autorisation soit approuvée.

Mise à jour des congés :

• Une fois le congé approuvé, allez à l’onglet Congé approuvé et sélectionnez le bouton Mettre à jour le congé.

• Prolongez la date de fin, activez la confirmation de la date de fin, téléchargez le document et cliquez sur Envoyer.

• Une fois le congé approuvé, vous pouvez voir que votre demande est prolongée.

Résumé

L’activation de cette fonctionnalité dans le système de gestion des RH d’une organisation permet aux administrateurs RH de superviser efficacement les scénarios de congés autorisés. Il offre la possibilité de définir divers types de congés, y compris les congés non planifiés, non accumulés, à durée indéterminée ou à durée indéterminée. De plus, cette fonctionnalité permet la mise en œuvre d’un mandat de « préavis de retour au travail ». Cette fonctionnalité complète rationalise la gestion des absences des employés, quel que soit le type de congé, assurant ainsi un meilleur contrôle et une meilleure organisation au sein du service RH.

@Thierry : Je suis totalement d’accord avec Parag. Cette fonctionnalité peut apporter beaucoup.

Donner à un collaborateur ou à un manager la bonne fonction, le bon interface et les bons liens qui vont faciliter son quotidien est toujours une action payante pour l’entreprise et les utilisateurs de la solution.

Merci Parag pour cette article fort intéressant et utile au quotidien.