How to use Alerts in Dynamics 365 F&O/HR par Parag Chabre
@Thierry : Je reviens sur un article datant de Décembre 2021. En effet aujourd’hui on parle beaucoup de la power platform avec power automate mais il faut savoir que cette notion, cette fonction d’alerte, existe depuis de nombreuses années même déjà à l’époque de AX2012. Et dans le métier des RH on doit toujours être à l’affut d’actions à réaliser comme la fin d’une periode d’essai, d’une accomodation à valider, d’une fin de contrat…. Les alertes sont un complément aux checklists et extrémement utiles, et n’oublions pas que toutes les entreprises n’ont pas activée et formée leurs utilisateurs à la Power Platform.
Une fois encore Parag nous gratifie d’un article fort intéressant sur « Comment utiliser les alertes dans Dynamics 365 F&O & HR ». Voyons cela :
Dans cet article, nous verrons comment utiliser la fonctionnalité d’alertes dans Dynamics 365 F&O/HR. Avant de commencer, voyons ce qui est une « alerte ».
Les alertes forment un système de notification pour les événements critiques dans le système. Vous pouvez utiliser des alertes pour rester informé des événements que vous souhaitez suivre pendant la journée de travail. Vous pouvez facilement créer votre propre ensemble de règles d’alerte afin d’être alerté des livraisons en retard, des commandes supprimées, des prix qui changent ou d’autres événements auxquels vous devez répondre.
Dans la planification des ressources d’entreprise (ERP), il existe plusieurs scénarios typiques dans lesquels la fonctionnalité « d’alerte » peut être utilisée.
Les alertes dans Dynamics dépendent des types d’événements :
Types d’événements
Trois types d’événements peuvent se produire :
- Événements de type création et de type suppression – Ces événements déclenchent une alerte lorsqu’un enregistrement est créé ou supprimé.
- Événements de type mise à jour – Ces événements déclenchent une alerte lorsque les données d’un champ spécifique changent.
- Événements de type date d’échéance – Ces événements déclenchent une alerte lorsqu’une date arrive.
Les modifications qui se produisent peuvent être initiées par un utilisateur. Par exemple, un utilisateur modifie la date de livraison d’un bon de commande. Alternativement, des modifications peuvent se produire dans le cadre d’un processus. Par exemple, le champ État d’une page change pour refléter le cycle de vie de divers processus du système.
Alertes basées sur les modifications
Accédez à Administrateur système> Alertes > Alertes basées sur les modifications (System administration > Setup > Periodic tasks > Alert > Change based alerts)
Cliquez sur la récurrence
Vous pouvez définir ici la récurrence selon vos besoins. Sauf process spécifique éviter d’avoir une récurrence très courte car vous allez augmenter la consommation des ressources systèmes.
Alertes basées sur les dates
Due date alerts
Nous allons configurer des alertes de date d’échéance de la même manière que nous l’avons fait pour les alertes basées sur les modifications.
Accédez à Administrateur système> Alertes > Alertes basées sur les dates d’échéances (System administration > Setup > Periodic tasks > Alert > Due date alerts)
Cliquez sur la récurrence
Vous pouvez définir votre récurrence ici selon vos besoins.
Comment utiliser les alertes dans Dynamics 365 HR
Connectez-vous à Dynamics 365 HR ou F&O
Accédez à Travailleurs > Cliquez sur les options > Créer une alerte personnalisée (Human resources > Workers > Workers)
Cliquez sur créer une alerte personnalisée, Il ouvrira le formulaire d’alerte
Ici, vous avez de nombreuses options pour créer une alerte.
- Nom de la table : Spécifiez le nom de la table dans laquelle vous souhaitez configurer l’alerte.
- Événements : Spécifiez le type d’événement, que l’enregistrement soit créé ou supprimé.
- Champ : Indiquez si vous souhaitez une alerte pour tous les champs ou un champ spécifique.
- Alertez-moi pour : Précisez si vous voulez une alerte pour tous les enregistrements ou l’enregistrement actuel.
- Alertez-moi jusqu’à : Précisez si vous voulez une alerte avec date de fin ou sans date de fin.
- Alertez-moi avec : Précisez si vous souhaitez envoyer l’alerte par email, en interne ou en externe. (en externe l’information peut-être traitée par la Power Platform si autres process). En interne un email peut aussi être envoyé à un groupe d’utilisateurs..)
Maintenant, cliquez sur OK pour créer une alerte.
Alertes de test
Maintenant, il est temps de tester une alerte.
Accédez à Ressources humaines > Collaborateurs > Collaborateurs > +Créer (Human resources > Workers > Workers > +New), et créez un nouvel employé.
Attendez quelques secondes, vous verrez une notification. Vous pouvez voir quelque chose comme ci-dessous.
Gérer les alertes
Vous pouvez gérer votre alerte en accédant aux options > Gérer mon alerte.
Vous pouvez voir toutes vos alertes ici.
Règles d’alerte
Vous pouvez consulter toutes les règles d’alerte établies pour votre entreprise :
Administration du système > Paramétrage > Règles d’alerte (System administration > Setup > Alert rules)
Exemple d’email reçu
Si vous cliquez sur le lien en bleu le système ouvrira automatiquement la fiche de ce nouvel employé.
Dépannage
Parfois, il arrive que l’alerte ne se déclenche pas, puis dans ce cas, nous devons vérifier si le travail par lots est en cours d’exécution ou maintenant.
Résumé
De cette façon, nous pouvons utiliser des alertes pour envoyer des systèmes de notification pour les événements critiques dans le système.
Si vous aimez cet article, n’hésitez pas à le partager avec d’autres personnes qui pourraient le trouver utile.
@Thierry : Un vrai plaisir à lire et à mettre en pratique.
Merci Parag pour cet article fort intéressant et utile au quotidien.
Pour nos lecteurs l’excellent blog de Parag Chabre
