Copilot in D365 HR: Task recording you are out par Ana Inés Urrutia
@Thierry : Ce fameux « Task Recorder » auquel il fallait rajouter une extension dans le navigateur pour pouvoir générer un fichier word avec des recopies d’écrans…. On en a fait des manuels avec cet outil, ainsi que nos clients et utilisateurs de Dynamics 365FO. Alors il y a les afficionados de cet outil et puis ceux qui s’en passaient parce que en général la maintenance de la documentation devenait trop fastidieuse ou prenait trop de temps. Il y a aussi ce qui l’utilisent pour le RSAT… Bref il a et il continue à servir, mais aujourd’hui avec l’IA dont Copilot, d’autres alternatives s’ouvrent à nous pour aider l’utilisateur dans son quotidien. Notre amie Ana Inés nous en fait la démonstration. Voyons cela :
Copilot dans D365 HR : Enregistrement des tâches, vous êtes sorti !
@Ana Inés : Ceux qui travaillent avec Dynamics 365 ERP depuis un certain temps savent probablement ce que sont les enregistrements de tâches (Task Recorder). Heureusement si vous n’appartenez pas à ce groupe : vous avez beaucoup de chance.
L’enregistrement des tâches était une solution que nous utilisions en tant que consultants pour créer des guides, des manuels pour les utilisateurs finaux. Il existe deux écoles de pensée différentes :
- 👩🏻 ⚕️Le gardien : fournir autant de guides et de ressources que possible à l’utilisateur final, de manière à ce que les gardiens gâtent le client de bien des façons.
- 🏋️ L’habilitant : par le biais de la formation et de l’assistance, l’outil s’assure que les utilisateurs sont conscients du fonctionnement du système et qu’ils peuvent résoudre eux-mêmes les problèmes avec la bonne quantité de ressources.
Je suis dans le deuxième cas, dans beaucoup d’espaces, le babysitting n’est pas mon truc. J’ai tellement évité l’enregistrement des tâches, et maintenant je suis satisfait de cette solution qui permettra à tout le monde de demander, demander et demander sans rencontrer beaucoup de problèmes. Voyons comment fonctionnait l’enregistrement des tâches :
✅Premièrement : enregistrer. Notez la difficulté avec les erreurs qui sont apparues dans la demande d’autorisation. En tant que consultant, cela signifie qu’après l’enregistrement, je dois modifier le processus et le tester pour m’assurer qu’il fonctionne comme il se doit.
✅Deuxièmement : l’utilisation. Ce n’est pas très convivial, si une erreur est commise pendant le processus guidé, l’enregistrement sera très têtu et continuera à dire que nous devrions recommencer. Je ne peux pas gérer ça.
Convenons que les enregistrements de tâches sont quelque chose d’orchestré par une personne très maléfique 😉 et que Copilot au sein de la finance était le chef-d’œuvre d’une bonne âme. La puissance de Copilot permet à tous les utilisateurs de poser des questions et d’obtenir des conseils instantanés. Cependant, ne romantisons pas l’IA. C’est bien et fonctionne bien tout en apportant des réponses, mais il peut aussi afficher des informations inexactes :
La réponse ne provient pas de la fonctionnalité RH. Il se peut que l’invite soit mauvaise. Peut-être que c’était mon cas. Cependant, j’ai pu reproduire le même processus que celui que j’avais créé avec la tâche enregistrée, mais en utilisant uniquement Copilot. Voyons comment cela fonctionne :
✅ Tout d’abord : trouvez Copilot en suivant la flèche, vous pouvez voir l’icône.
✅Deuxièmement : demandez. Dans l’enregistrement ci-dessous, je demande à Copilot de me guider tout au long du processus de demande de congé en tant qu’employé. Notez que lorsque j’ai été invité, j’ai entré un certain contexte et cela m’a aidé à obtenir la bonne réponse. Les directives sont exactes et les étapes décrites sont claires.
N’oubliez pas que lorsque j’utilisais Copilot, je n’avais pas besoin de m’entraîner, d’enregistrer ou quoi que ce soit de ce genre. Cette solution est très utile et elle aidera très probablement les gens à apprendre à inciter tout en faisant leur travail quotidien. Vous n’avez certainement pas besoin d’un cours d’ingénierie rapide si vous intégrez ces petites étapes dans votre routine.
Avant de partir, j’aimerais souligner quelques ressources officielles de Microsoft qui sont pertinentes pour apporter l’IA sur le lieu de travail 📚 :
- FAQ sur l’IA responsable pour discuter avec les données financières et opérationnelles sur Microsoft 365 Copilot – Finance et opérations | Dynamique 365 | Microsoft Learn
- FAQ sur l’IA responsable pour l’aide générative et les conseils avec Copilot dans les applications de finance et d’opérations – Finance & Operations | Dynamique 365 | Microsoft Learn
- FAQ sur l’IA responsable pour les questions de suivi dans le side-car Copilot (préversion) – Finance & Operations | Dynamique 365 | Microsoft Learn
- Résumé de l’historique des flux de travail – FAQ sur la transparence – Finance et opérations | Dynamique 365 | Microsoft Learn
- Cahier d’exercices HAX – Kit d’outils Microsoft HAX
- Présentation des fonctionnalités de Copilot dans les applications de finance et d’opérations – Finance & Operations | Dynamique 365 | Microsoft Learn
- Activer les fonctionnalités Copilot dans les applications de finance et d’opérations – Finance & Operations | Dynamique 365 | Microsoft Learn
- Extend Copilot dans les applications de finance et d’opérations – Finance & Operations | Dynamique 365 | Microsoft Learn
- Using Copilot in Human Resources (Copilot Scenario Library) – Microsoft Adoption
- PowerPoint Presentation : How Microsoft is reinventing Human Resources with Microsoft Copilot
@Thierry : Super cet article. Clair et facile pour un membre de l’équipe RH ou à un collaborateur averti de demander à Copilot son aide pour un travail spécifique. De plus l’exemple décrit est sur le module RH, mais on peut parfaitement envisager cette solution sur l’ensemble des modules de D365FO.
Encore une fois Ana Inés nous a concocté un superbe document bien détaillé pour arriver à nos fins et exploiter la solution de Microsoft.
Merci à Ana Inès pour ce travail et la mise à disposition de cet article.
