Microsoft HR uses the Power Platform to transform employee experiences par Sameer Bhangar
@Thierry : il est rassurant de voir que @Microsoft utilise en interne ses propres solutions au travers de ses outils « Power Platform » afin d’apporter une aide à ses collaborateurs. C’est bien sûr un formidable exemple mais il est pour moi porteur d’idées de ce que l’on pourrait aussi envisager avec D365 for Talent….
Microsoft a utilisé PowerApps pour créer une suite d’applications mobiles d’engagement des employés qui ont été déployées dans le monde entier à plus de 100 000 employés. Ces applications ont une interface interface interface et une interface de connexion propres et modernes et se connectent à une variété de services backend, y compris les API basées sur le cloud et les systèmes existants sur site. Dans ce post, nous allons jeter un oeil plus profond à ces applications, qui sont marqués comme la suite Thrive. Nous décriras le partenariat fructueux entre les départements RH et INFORMATIQUE de Microsoft, la décision d’utiliser PowerApps, la fonctionnalité de l’application et l’architecture de la solution.
Scénario d’affaires
L’équipe RH de Microsoft avait besoin d’un cadre unique pour une suite d’applications permettant aux employés de découvrir du contenu et d’exécuter des tâches. Ils avaient besoin d’une expérience de classe mondiale pour les employés de signaler leurs vacances, voir les dernières nouvelles de l’entreprise, voir les vacances mondiales, chercher des profils de personnes, et envoyer des félicitations à leurs collègues. L’expérience devait être moderne, mobile et personnalisée pour répondre à la barre de haute qualité pour les expériences RH.
Avant PowerApps – solutions, défis et opportunités
Les employés de Microsoft utilisent divers outils pour ces tâches, dont beaucoup ont un besoin urgent d’un lifting. À titre d’exemple, l’outil actuel « TAR » pour les rapports sur le temps et les absences n’a pas fait l’état d’une mise à jour majeure de l’interface triuque depuis plus de 10 ans. « L’utilisationde TAR me donne l’impression que je travaille pour la NASA dans les années 60″ , a été le commentaire d’une nouvelle embauche d’université sur voir l’outil pour la première fois. En raison de la mauvaise interface emploi et du manque d’expérience mobile, de nombreux employés ne signalent tout simplement pas leurs vacances. L’unité d’affaires RH avait déjà tenté à deux reprises de créer des applications natives. Les applications natives, tout en offrant de la flexibilité sur l’apparence et la sensation, étaient coûteuses et longues à développer. Il a fallu des mois pour créer une première version, et trop longtemps pour itérer en fonction des commentaires des utilisateurs, ce qui a entraîné l’abandon des solutions.
Capture d’écran de l’ancien outil de reporting time and Absence – UX obsolète sans interface mobile
Embarquement dans le voyage PowerApps
Au début de 2016, l’équipe RH a évalué deux plates-formes de fournisseurs tiers en plus de PowerApps. L’équipe se souciait profondément de l’expérience utilisateur. Ils ont trouvé PowerApps pour être la seule option sur les trois qui ont fourni le niveau nécessaire de la richesse de l’interface grasse. Cependant, à l’époque, PowerApps était encore en avant-première et ne répondait pas à leurs exigences en matière de performance et de fiabilité. Ils ont décidé de miser sur elle et de travailler en étroite collaboration avec Microsoft IT et l’équipe de produits PowerApps pour faire évoluer les solutions à déployer dans toute l’organisation. Les équipes ont rencontré des défis techniques et du scepticisme en cours de route. Mais ils ont persévéré à travers, la conduite de plus de 300 mises à jour dans le produit, et de continuer à améliorer le contenu, l’expérience utilisateur et les principes techniques. Ils ont maintenant une suite d’applications Thrive déployées à l’échelle de plus de 100k employés. Cela a vraiment été une réussite entre Microsoft.
Aujourd’hui, la plupart des efforts de développement sont chassés de Chennai et Hyderabad. Les gens qui développent l’expérience frontale ont des antécédents techniques, mais pas de compétences professionnelles de développement d’applications. Eric McChesney qui dirige le programme du côté des RH a commenté, « c’est l’équipe la plus obsédée par les clients que j’ai travaillé avec, ils ont une mentalitéde bricolage qui est un match de personnalité à PowerApps » .
Rencontrez le duo qui a piloté l’effort
Thrive – Pat Dunn (à gauche) de Microsoft IT et Eric McChesney (à droite) de l’unité d’affaires RH
La suite Thrive alimentée par PowerApps
La solution est une suite d’applications de marque Thrive avec pour mission de « créer une expérience salariée unique pour tous les employés de Microsoft à utiliser sur leur téléphone ou le web ». Ces expériences s’exécutent sur les appareils mobiles, le web et dans les scénarios intégrés, tels que dans Bing. Voici un rapide aperçu de chacune des applications actuellement déployées en production :
Thrive Home – l’application Home est l’endroit où tout commence, les employés commencent ici pour suivre les nouvelles de l’entreprise, obtenir des alertes importantes, voir les tâches en un coup d’œil, trouver et lancer d’autres applications Thrive, ou voir leur profil d’employé. L’application Home act dispose d’un hub pour découvrir et lancer d’autres applications Thrive. Le flux inclut les notifications de ces applications connexes. Ainsi, par exemple, lorsque les vacances d’un employé expirent, il reçoit un avis dans l’application Accueil qui inclut un lien pour lancer l’application Time Away.
Thrive Time Away – Avec l’application US Time Away, vous pouvez faire la queue à l’aéroport et vérifier votre solde de vacances, soumettre votre temps, définir votre réponse automatique hors bureau, et envoyer une invitation hors bureau aux personnes avec qui vous travaillez le plus. Tout cela peut être fait en moins d’une minute. Cette application a une version pour les employés américains et une autre pour l’international, pour répondre aux différentes lignes directrices du pays local autour des rapports de vacances.
Thrive Kudos – L’application Kudos prend une solution Web antérieure qui ne fonctionnait que sur le réseau d’entreprise et ajoute des capacités mobiles améliorées accessibles de n’importe où. En utilisant Delve Analytics, il suggère les personnes avec qui vous travaillez le plus, ou vous permet de rechercher n’importe qui dans l’annuaire de l’entreprise. Vous pouvez féliciter un collègue et voir les félicitations reçues par vos collègues. Chaque message kudo a un badge avec une icône personnalisée qui reflète l’une des valeurs culturelles de Microsoft.
Thrive Holidays – Avec l’application Vacances, vous obtenez des notifications pour les prochaines vacances. Vous pouvez voir une liste de vacances, obtenir plus d’informations sur chaque jour férié, et choisir de les ajouter à votre calendrier d’un simple toucher. Si vous voyagez ou avez des coéquipiers dans d’autres pays, vous pouvez facilement passer à un autre pays pour sensibiliser votre culture ou mieux planifier vos voyages.
Thrive People – L’application People vous permet de trouver rapidement des personnes dans l’annuaire des employés et de consulter leurs profils. Vous pouvez parcourir la vue org pour n’importe quel employé et comprendre la structure de reporting, les contacter via les fonctionnalités natives de votre appareil (téléphone, texte, e-mail), afficher leur profil LinkedIn et plus encore. Vous pouvez gérer votre profil consolidé et afficher ou modifier votre travail ainsi que des informations personnelles.
Application global de conférence de RH – Plus de 1 500 employés ont assisté à une conférence mondiale sur les rh de Microsoft à l’automne 2017. Tous les participants ont utilisé un PowerApp mobile pour la planification, l’inscription, le réseautage avec des collègues, l’intégration de Yammer, la soumission de sondages de session et de conférence, et le sondage en temps réel. Il comprenait un jeu de réseautage avec un classement personnalisé pour promouvoir les participants à se connecter les uns avec les autres. Un deuxième PowerApp a été créé pour les administrateurs de conférence pour gérer le contenu qui a été affiché dans l’application participante – permis pour le téléchargement facile des utilisateurs assistant à la conférence, sondage et les données des sondages, et plus encore. La solution de conférence PowerApps continue d’être personnalisée pour d’autres événements de conférence chez Microsoft.
Thrive Paystub (à venir!) – L’application américaine Paystub Notice vous permettra de visualiser instantanément votre fiche de paie à chaque période de paie. Vous recevrez une notification pour vous faire savoir que vous avez été payé, ce qui vous donne un moyen simple d’aller voir votre fiche de paie. De l’intérieur de l’application, vous pouvez aller dans le paytub complet et afficher tous les détails sur votre appareil ainsi que la navigation du contenu FAQ pertinent liés au processus de paie.
Intégration de Thrive avec Bing
Les applications Thrive sont intégrées dans Bing pour la recherche d’entreprise. Par exemple, si vous recherchez des « vacances »,vous obtenez l’application Time Away en tant que résultat de recherche. Vous pouvez exécuter l’application et signaler le temps de vacances directement comme une expérience intégrée, sans quitter Bing. Le Bing pour l’intégration des entreprises est actuellement en avant-première interne et sera rendu public dans les prochaines semaines.
Impact et avantages commerciaux
Voici quelques-uns des principaux avantages que les équipes RH et TI de Microsoft ont obtenus en pariant sur PowerApps :
- Une interface utilisateur propre, simple et délicieuse qui a abouti à une expérience de classe mondiale pour les employés de Microsoft. Ces applications présentent la fidélité de l’interface au-dessus de pixel-parfaite qui est possible avec le concepteur de toile de PowerApps.
- Un plus grand engagement – les solutions précédentes n’ont jamais dépassé les 500 utilisateurs, alors que les nouvelles expériences mobiles sont déjà supérieures à 200 000 euros par mois à partir de septembre 2018.
- Un centre d’excellence sur la plate-forme Power : les équipes combinées de l’informatique et des RH ont repensé leur façon de développer des solutions mobiles et de continuer à développer de nouvelles expériences. Comme le fait remarquer Pat Dunn, « nous pouvons maintenant découvrir de nouvelles expériences et répondre rapidement aux demandes de l’entreprise. »
- Les applications sont construites une fois, et peuvent être intégrées dans de multiples expériences, ce qui contribue à stimuler la sensibilisation et l’utilisation. L’intégration avec Bing pour les entreprises en est un exemple, où les employés peuvent désormais déclarer leurs vacances directement sur Bing via une PowerApp intégrée.
- Les applications se connectent profondément les unes aux autres et peuvent être lancées directement à partir d’autres expériences web. Par exemple, une page Web de rétroaction par les pairs s’insinxe profondément dans l’application Kudos pour afficher rapidement les Félicitations reçus par l’employé.
- En tant qu’un des premiers à adopter la plate-forme Power, l’équipe Thrive a conduit environ 300 mises à jour dans PowerApps via des demandes de fonctionnalités et des rapports de bogues.
- Les clients externes ont été inspirés par les applications Thrive. À titre d’exemple, une grande entreprise d’énergie a créé sa propre application de nouvelles pour les employés en seulement deux semaines après avoir vu l’application Thrive Home en action.
Architecture de solution
Les applications mobiles Thrive sont conçues comme des applications PowerApps Canvas. Les applications utilisent des connecteurs personnalisés pour appeler les API de niveau intermédiaire fournies par Microsoft IT. Ces API se connectent à :
- Système de paie SAP sur site pour des activités telles que la déclaration des vacances et la recherche d’informations sur les fiches de paie.
- Office 365 graphiques API pour obtenir de l’information sur les gens et effectuer des activités de calendrier.
- Enterprise Card Stream – service backend construit par l’équipe informatique pour faire surface du contenu et des tâches aux utilisateurs.
- Microsoft Flow est utilisé pour envoyer des notifications push aux applications mobiles, comme avertir un utilisateur lorsque leur réception d’un kudo.
Lecture connexe
- Étude de cas technique – Refonte des applications métier chez Microsoft à l’aide de PowerApps
- Blog – Découverte PowerApps dans l’entreprise
- Blog – Découverte PowerApps dans l’entreprise – partie 2
